法定調書の定義は、「内国税の適正な課税の確保を図るための国外送金などに係る調書の提出などに関する法律」、「所得税法」、「租税特別措置法」、「相続税法」からの定めによって税務署への提出が義務となっている報告書のことです。
その法定調書の提出の対象となる人は、その法定調書の種類によって異なります。
まず、「不動産の使用料等の支払調書」提出の対象は、総トン数が20トン以上の船舶、航空機や、不動産の上にある権利、不動産の借請けの対価の支払いや不動産の上にある権利の設定するための対価の支払う不動産業者の個人や法人です。
「不動産等の譲受けの対価の支払調書」の提出の対象は、総トン数が20トン以上の船舶、航空機や、不動産の上にある権利、不動産の譲請けの対価を支払う不動産業者の個人や法人です。
「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」の提出の対象は、総トン数が20トン以上の船舶、航空機の貸し付けや売却、不動産の上にある権利、不動産のあっせん手数料の支払いを行う不動産業者の個人や法人です。
「退職所得の源泉徴収票」の提出の対象となる人は、一時恩給や退職手当その他これらの性質を持つ給与を支払った人となります。
「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出の対象に含まれるものは、税理士報酬や外交員報酬などの所得税法第204条第1項各号、所得税法第174条第10号、そして租税特別措置法第41条の20に定められている料金、契約金、賞金、報酬の支払いを行う人となります。
「給与所得の源泉徴収票」は、原則として給与などの支払いを行った全員に対して作成し、交付することになっています。
こういった法定調書を提出する期限は、支払が決められた日が属する年の次の年の1月31日までに支払事務を担当する事業所、事務所などの所在地の管轄税務署長宛てに提出することが原則となっています。この提出に添えて、「供与所得の源泉徴収票などの法定調書合計表」も新たに提出しなければなりません。
提出の手段として書面以外にも、国税電子申告・納税システムであるe-taxやCDやDVDなどの光ディスクの使用も認められています。但し、このような手段を使うには、事前の管轄税務署の承認が必要です。
税務署ではなく市区町村宛てに出す「給与支払報告書」の場合は、本書に添えて「給与支払報告書（総括表）」を提出する必要があります。
