この法定調書は、原則として給与などの支払いを行った全員に対して作成し、交付することになっていますが、この中で税務署に提出する必要があるものは以下の通りになります。
１．年末調整をしていないもの
（１）「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出しなかった上で、日額表の乙欄か丙欄、給与所得の源泉徴収税額表の月額表の適用者については給与などのその年の支払金額が５０万円を超過するもの
（２）「給与所得者の扶養控除等申告書」を出した上で、その年に災害による被害を受けて給与所得に係る所得税の源泉徴収の猶予を受けた人や退職した人は、給与などのその年の支払金額が250万円を超過するもの（ただし、法人の顧問などの役員については50万円超過を基準とする）
（３）「給与所得者の扶養控除等申告書」を出した上で、その年の主な給与などの総額が２０００万円を超過するので、年末調整をしなかったもの
２．年末調整をしたもの
（１）税理士、弁護士、司法書士は、給与などのその年の支払金額が２５０万円を超過するもの
（２）法人の顧問、相談役などを含めた役員は、給与などのその年の支払金額が１５０万円を超過するもの。
（３）上の（１）、（２）以外の人については、給与などのその年の支払金額が５００万円を超過するもの
＊（２）の税理士などに対する支払いは、給与等として支払うケースになりますので、給与ではなく報酬の場合は「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出が必要です。
こういった「給与所得の源泉徴収票」はその提出の範囲を問わず、その年の翌年の１月３１日までに、年の中盤に退職した人の場合は退職の日以降１ヶ月以内に受給者全員に交付することとなります。
受給者の承諾そ前もって得た場合などの一定の条件の下、書面の交付の代わりに電波的な方法で提供することも可能ですが、受給者からの請求があったら、書面の交付もしなければなりません。
ちなみに、市区町村に出す「給与支払報告書」は税務署の提出範囲とは異なり、受給者全員の分の給与支払報告書を受給者のその年の次の年の１月１日の住所地がある市区町村に出すこととなります。
提出枚数は、税務署に出す「給与所得の源泉徴収票」は原則として１枚となりますが、日本と情報交換に関わる租税条約を結んでいる国に住所を持っている人に関しては、同じ徴収票をもう1枚提出する必要があります。
市町村に出す「給与支払報告書」は同じ徴収票を２枚提出する必要があります。
